Článek
V Designdevu jsme otevřeli nový start-up, který pomáhá firmám s odhalováním reálných potřeb zákazníků při tvorbě a rozvoji produktů a služeb.
Tak jak to u start-upů bývá, je to hrozný fičák. Pro otestování hlavního cíle start-upu jsme si stanovili šibeniční termíny – 6 měsíců. A do toho přišla ta nešťastná situace s koronavirem, kdy nikdo neví, jak dlouho se budeme muset izolovat a spoléhat se na on-line formy komunikace a spolupráce.
Chvíli jsme přemýšleli, že bychom změnili časový plán start-upu a soustředili se na jiné fáze projektu, které nevyžadují osobní setkání. Nakonec jsme se ale rozhodli podrobit se výzvě a uspořádali jsme první vzdálený ideační workshop.
V dnešním světě plném vyspělých technologií už je naprosto běžné, že firmy vedou schůzky na dálku. To co jsme vyzkoušeli my v Designdevu, ale nebyl obyčejný „míting“. Šlo o ideační workshop, na kterém bylo potřeba aktivně zapojit všechny zúčastněné. Úkolem bylo během ideace nasbírat co nejvíce nápadů, které by řešily zjištěné potřeby zákazníků. Byl to pro nás velký experiment. Nakonec jsme odvedli celou řadu ideačních workshopů na dálku a během přibližně 6 hodin získali 202 nápadů, jak na příležitosti odpovědět vhodným řešením. Jak vzdálený ideační workshop probíhal a jak dopadl, popisuji v následujícím článku. Pokud budete chtít rychlé rady pro on-line ideaci, shrnutí najdete na konci článku.
Organizace události
Na ideačním workshopu je z mé zkušenosti optimální mít přibližně 6–8 lidí a za běžných okolností jej časově organizovat např. na celé dopoledne. Já většinou volím dopoledne, lidi bývají čerstvější a nenapadalo jim do hlav zatím moc pracovních úkolů, na které by museli myslet při brainstormingu. Pozvánku do google.meetu jsem poslala 14 dní dopředu a vytvořila jsem namísto jednoho dlouhého workshopu celou řadu 3 workshopů po 2 hodinách. Nakonec se ukázalo, že 2–2,5 hod je ideální časový úsek pro aktivní on-line workshop. Po 2 hodinách už nám začaly morálka a soustředěnost trochu upadat i přesto, že jsme v polovině workshopu dělali přestávky.
Pořádně jsme se na ideaci připravili
Nejprve jsme potřebovali všechny účastníky naladit na stejnou vlnu s námi. S Luciou Marcinkovou jsme si připravili prezentaci v Keynote, kde jsme vysvětlili všem, v jaké fázi se start-up nachází a jak ho workshopem posuneme dál. Seznámili jsme všechny s hlavním cílem našeho start-upu a představili jim problémy a potřeby cílových skupin, které jsme zjistili z rozhovorů a které pro nás představují příležitosti k řešení. Když všichni znali cíl ideace a potřeby budoucích zákazníků, namotivovali jsme se společnou výzvou. Dokázat, že je možné uskutečnit ideační workshop na dálku.
Všem jsme dali přístup do společného tabulkového dokumentu od Google uloženého na Google drive. Všichni jsme tak mohli pracovat v jeden moment nad jedním dokumentem. V něm jsme měli s Luciou připravený prostor pro každého účastníka workshopu zvlášť v listech, aby si nápady lidi vzájemně nepřepisovali. Zároveň měli všichni možnost vidět, co tvoří ostatní a nápady ostatních rozvíjet a doplňovat přímo do dokumentu.
Pravidla ideačního workshopu
Na ideačním workshopu obecně vám jde především o nápady, které mají lidé v hlavě a i nápady, které dají dohromady sdílením s ostatními. Měli byste zajistit, že i v on-line prostředí, kde svůj WS vedete budou mít všichni nejlepší podmínky pro vzájemné povzbuzování a spolupráci. Platí tedy pár zásadních pravidel, které si lidé na takovém workshopu musí dopředu osvojit.
Upozorněte tedy i na on-line workshopu své kolegy, že nápady nemusí být detailně promyšlené, jde vám o kvantitu nikoli o kvalitu. Při generování nápadů byste se měli vyhnout vzájemné kritice a hodnocení. Co se týká doporučení ideace v on-line prostředí, je dobré poprosit kolegy, aby si vypnuli oznámení na jejich počítačích a aby odložili telefony tak, aby je v průběhu workshopu nevyrušovaly.
Jak vše stihnout
Pokud máte ambice v rámci 2 hodinového workshopu projít určitý počet příležitostí, na které chcete generovat možná řešení, je dobré hlídat neustále čas. Celý workshop byste si měli dopředu rozvrhnout do časových úseků. Pak u sebe mějte stopky a každé myšlenkové cvičení na vyřčenou příležitost stopujte. Nezapomeňte si hlídat i trvání pozdějších sdílení nápadů.
To co je společné pro ideační workshop, ať už v on-line, či běžném prostředí, je jasná definice zadání úkolu. Účastníci workshopu s vámi s velkou pravděpodobností nebyli u výzkumů, ze kterých vzešly příležitosti, na které mají teď na workshopu hledat řešení. Proto je potřeba dát si s definicí každé příležitosti práci. Naformulovat ji jak nejjednodušeji a nejsrozumitelněji je to možné. I nyní se nám potvrdilo, že by příležitost měla být definována jednou větou a být výstižná. Pokud není dostatečně vypovídající, budete muset účastníkům vysvětlit kontext. To bude váš workshop trochu zdržovat a někdy může vyvolávat další otázky.
Neztlumujte mikrofony
V průběhu myšlenkových cvičení, kdy měl každý za úkol hluboce přemýšlet a napsat své nápady do tabulky, jsme nechávali záměrně zapnuté mikrofony všech zúčastněných. Pokud si říkáte, že mohl být zvuk od kolegů rušivý, bylo tomu naopak. Většinu účastníků motivoval zvuk od klávesnice kolegů k dalšímu přemýšlení. Na běžném ideačním workshopu vidíte své kolegy zamyšlené a dychtivé zapsat svoje skvělé nápady na kus papíru křečovitou rukou, která píše jeden nápad za druhým. A tento pohled drží v tempu i vás. Když ale sedíte sami za počítačem v pohodlí domova, toto spojení hodně chybí. V takovém případě uši nahrazují zrak. Zvuk tlačítek zastupuje váš pohled na snažení vašich kolegů. A těm, kterým zvuky nevyhovovaly, jsme doporučili vypnout si reproduktor.
Jak rozvést myšlenky ostatních
Po každém myšlenkovém cvičení jednotlivců jsme dali prostor pro sdílení nápadů. To je část ideace, kdy můžete myšlenku rozvinout společně ještě dál. Tady se nám opět osvědčil jednoduchý tabulkový dokument od google, kam všichni přirozeně k nápadům zapisovali své komentáře. Nápady tak skutečně rozvíjeli ve stejný moment, kdy jej autor myšlenky prezentoval. Nápadů z ideace vzešlo 202, s těmi dále pracujeme v nástroji Miro. Tento nástroj vám umožní nápady a myšlenky vizuálně organizovat a dále rozvíjet, ať už formou mind mapy, nebo post-it boardu.
Organizátor ideačního workshopu
Pokud takový workshop vedete, nebudete mít prostor a podmínky účastnit se i samotného brainstormingu. Vaše úloha bude akci dobře zorganizovat, vysvětlit všem, co je cílem a povzbudit všechny do náročné, ale přitom zábavné práce. Takové ideační workshopy se neodehrávají každý den a většina lidí se jich ráda účastní, protože na chvíli vystoupí z rutinní práce. Můžete být až překvapení, jak aktivní a týmoví vaši kolegové při ideaci budou.
Také počítejte s tím, že po dobu ideačního workshopu nebudete moci využívat váš počítač, protože na něm v průběhu ideace promítáte obsah. Pokud potřebujete, zajistěte si proto blok, post-ity, či jiné zařízení na poznámky, které si můžete psát bokem. Soustřeďte se neustále na to, aby všichni věděli, co mají kdy dělat, kolik na to mají času a aby se navzájem nevyrušovali a naopak se v práci podporovali.
Zkuste také zajistit, aby se ideace zúčastnil někdo, kdo vaši skupinu hodí do přirozené pohody. Trocha vtipu a uvolněná atmosféra udrží všechny v dobré náladě a soustředěné. Neberte proto workshop příliš vážně. A nechtějte být za každou cenu 100 % efektivní. S vážností a přehnaným nátlakem chuť pro přemýšlení začne upadat.
Rady pro online ideaci ve zkratce
- Mějte připravené podklady pro ideační workshop – vysvětlující prezentaci + nástroj, do kterého budou všichni aktivně psát jejich myšlenky.
- Zajistěte, aby mohli účastníci rozvíjet navzájem své myšlenky a tyto zaznamenejte.
- Na začátku vysvětlete pravidla ideace a lidi nadchněte.
- V on-line ideaci klaďte větší důraz na vypnutí notifikací na PC a odložení mobilu. Když lidi nevidíte, častěji sklouzávají k jejich používání.
- Nechte lidem minutu, ať si napíšou někam poznámky na co myslí a budou potřebovat řešit po ideaci. Workshop tak zahájí s prázdnou hlavou.
- On-line ideaci udělejte kratší, 2–2,5 hod je optimální. Pokud potřebujete, zorganizujte jich více v různých dnech.
- Nechte si zapnuté mikrofony v momentu, když lidé přemýšlejí, je to pozitivní motivace.
- Vyhraňte pro každého účastníka vlastní prostor pro zápis jejich myšlenek, ať si vzájemně poznámky nepřepisují.
- Počítejte, že se váš workshop může na začátku zpozdit o 5–10 min. kdy se lidé ještě ke schůzce vzdáleně připojují, připravují pití, řeší technické potíže s připojením atd.
- Počítejte s tím, že váš počítač bude po celou dobu workshopu prezentovat obsah pro zúčastněné, na své poznámky si připravte papír či jiné zařízení.
- Pokud očekáváte od zúčastněných nějaké výstupy, je nutné cíle workshopu a zadání nadefinovat jednoduše, jasně a srozumitelně.
